8 วิธี ประชุมยังไงให้ได้งาน

__________________________________________________

หลายท่านในทีนี้น่าจะเคยมีประสบการณ์ในการใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมอันแสนยาวนาน แต่ผลลัพธ์ของการประชุมกลับไม่เป็นไปตามอย่างที่คิด ยิ่งตำแหน่งสูงเท่าไหร่ ชั่วโมงการทำงานของคุณก็ยิ่งหมดไปกับการประชุมมากเท่านั้น ความจริงแล้วการประชุมร่วมกันนั้น ถือเป็นช่วงเวลาที่ทำให้ผู้ร่วมงานในองค์กรเดียวกันได้มีส่วนร่วมในการวางแผนการดำเนินงาน ระดมความคิด หรือ นำเสนอไอเดียใหม่ ๆ เพื่อประโยชน์ที่ดีต่อองค์กร 8 ทางเลือกที่เราจะนำเสนอคุณในวันนี้ จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่ใช้เวลาน้อยลง

__________________________________________________

1. ใช้เวลาเป็นตัวกำหนด

การประชุมโดยไม่มีการกำหนดเวลานั้น อาจทำให้การประชุมอาจเลยไปค่อนวันหรือนานกว่านั้นก็เป็นได้ เนื่องจากความคิดและไอเดียต่าง ๆ ของผู้เข้าร่วมประชุมจะค่อย ๆ ออกมาเรื่อยๆ ดังนั้น การใช้เวลาเป็นตัวกำหนดจะทำให้การประชุมไม่เลยเถิดออกทะเล และได้ความคิด หรือ ไอเดียที่ดีที่สุดภายใต้ระยะเวลาที่จำกัด เวลาที่เหลือของวันนั้นจะได้เริ่มนำแผนงานหรือแนวทางความคิดที่สรุปได้จากมติในที่ประชุมไปทดลองทำเพื่อผลประโยชน์ขององค์กรต่อไป

2. มีจุดมุ่งหมายในการประชุมที่ชัดเจน

เพื่อให้รู้ว่าวันนี้เราจะประชุมเรื่องอะไร? ประเด็นสำคัญมีเรื่องอะไรบ้าง? เป็นรูปแบบการประชุมแบบใด? เช่น เป็นการประชุมแสดงความคิดเห็น หรือเป็นการอัพเดตข้อมูลปัญหาให้ทราบถึงกระบวนการทำงาน หรือ อาจเป็นการประชุมเพื่อมอบหมายหน้าที่ในการทำงานให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

3. แบ่งการประชุมเป็นพาร์ต

หากการประชุมในครั้งนั้น มีวาระของการประชุมค่อนข้างมากเกินกว่าจะประชุมครั้งเดียวในระยะเวลาที่กำหนดได้จบ ก็อาจจะแบ่งการประชุมออกเป็นพาร์ต เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากกว่าที่จะรวบวาระทั้งหมดให้อยู่ในการประชุมเพียงครั้งเดียว เพราะหากเป็นเช่นนั้น มีโอกาสเป็นอย่างสูงที่ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีอาการอ่อนล้า และไม่มีสมาธิเพื่อจะแสดงความคิดเห็นที่ดีได้

4. มีผู้นำการประชุม

ทุกครั้งในการประชุมควรมีผู้นำในการประชุมเพื่อติดตามวาระการประชุมตามลำดับ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมออกความคิดเห็น นำเสนอไอเดียที่ดี และคอยสรุปวาระการประชุมอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังเป็นผู้ที่สามารถจัดสรรเวลาให้อยู่ภายใต้เวลาการประชุมที่กำหนด และคอยดึงผู้เข้าร่วมประชุมกลับมาเมื่อเห็นว่าเริ่มออกทะเลกันไปไกลแล้ว

5.  เดิน หรือ ยืน

จากผลสำรวจพบว่า การเดิน หรือ การยืน มีประโยชน์ต่อสุขภาพของคุณ และ หากใช้วิธีนี้ในการประชุม คุณสามารถลดเวลาในการประชุมได้ 25 เปอร์เซ็นต์ เพราะ การเดิน หรือ การยืนนั้น นำไปสู่การคิดที่สร้างสรรค์มากขึ้น ดังนั้นแทนที่จะให้ผู้เข้าร่วมประชุมรวมตัวกันในห้องประชุมของคุณ ลองเลือกใช้วิธี เดินไปคุยไปแทนที่จะนั่งอุดอู้อยู่ในห้องสี่เหลี่ยมที่น่าเบื่อ นอกจากนี้ยังพบว่าการเดินสามารถช่วยให้อัตราการเต้นของหัวใจ ระบบภูมิคุ้มกันในร่างกาย ความดันไลหิต รวมไปถึงระบบการย่อยอาหารมีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น  แต่อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้วิธีนี้อาจจะเหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมน้อย

6.  มากไปใช่ว่าจะดี

ในบางครั้งการประชุมก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องมีทีมงานทั้งหมดของคุณในที่เข้าร่วมประชุมเสมอไปลองเลือกพบกับบุคคลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับการประชุมครั้งนี้โดยเฉพาะก็สามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าการให้ทีมงานทั้งหมดเข้าร่วมฟังด้วย เพราะบางท่านที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประชุม อาจ แสดงความคิดเห็นที่เกิดจากความไม่รู้ ทำให้ทิศทางของการระดมความคิดเห็นเบี่ยงเบนไปได้ เพราะฉะนั้นแล้วการประชุมที่ดีควรเลือกเฉพาะผู้ที่มีบทบาทที่เกี่ยวข้องในการประชุมเข้าร่วมประชุม เพื่อให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมนำเวลาไปทำงานหรือทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์มากกว่า

7. เวลา และ สถานที่ที่เหมาะสม

อย่าลืมว่าการสร้างบรรยากาศการประชุมให้เหมาะสมกับเรื่องที่จะคุย ก็มีผลต่อการตัดสินใจและไอเดียของคนที่ร่วมประชุมอย่างมาก  

เวลา

เช้า สาย บ่าย เย็น ล้วนมีผลต่อการประชุมทั้งนั้น หลายท่านอาจะเคยมีประสบการณ์การถูกเรียกประชุมในเวลา 5 โมงเย็น ซึ่งในเวลานั้นคุณคงกำลังนึกถึงช่วงเวลาอาหารค่ำกับครอบครัวหรือคนรัก หรือ ปาร์ตี้ช่วงเย็นกับเพื่อนๆ ดังนั้นการประชุมในเวลานี้เลยไม่เวิร์กสุดๆ เพราะใจคุณได้ลอยหายออกมาจากห้องประชุมและไอเดียความคิดที่ดีๆนั้นก็ได้ลอยหายตามไปด้วยแล้ว

ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการประชุมนั้นคือ ช่วงเวลาเช้า เพราะขณะนั้นสมองและร่างกายของคุณยังไม่อ่อนล้าหรือหมดแรง การประชุมในช่วงเวลาเย็นสามารถทำได้เช่นกัน แต่ควรเป็นการประชุมลักษณะอัพเดตข้อมูลข่าวสาร

สถานที่

บรรยากาศในห้องประชุมถือเป็นเรื่องสำคัญ อย่ายึดติดว่าห้องประชุมต้องเป็นห้องสี่เหลี่ยมที่อยู่ในออฟฟิสเสมอไป ลองเปลี่ยนสถานที่ในการประชุมเพื่อสร้างบรรยากาศใหม่ๆเป็นการกระตุ้นไอเดีย หรือความคิดสร้างสรรค์ที่ดีของผู้เข้าร่วมประชุม เช่น ร้านกาแฟที่มีกลิ่นของกาแฟและการตกแต่งร้านที่ให้อารมณ์ผ่อนคลาย หรือ Co-Working Space ที่มีการตกแต่งดูผ่อนคลายไม่เหมือนออฟฟิสจนเกินไป ก็สามารช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของผู้เข้าร่วมประชุมได้เช่นกัน

8. Online Application

ในยุคสมัยที่มีวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยีของการแชทออนไลน์ คุณสามารถนำเทคโนโลยีนั้นมาประยุกต์ใช้กับการประชุมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นเดียวกัน เพราะฟังก์ชั่นการสนทนาแบบเห็นหน้าคู่สนทนาแบบกลุ่ม สามารถใช้งานได้แล้วในหลายๆ Social Platform  นอกจากนี้วิธีดังกล่าวยังถือเป็นการลดปัญหาในการเดินทางเพื่อเข้าร่วมประชุมอีกด้วย

นอกจาก 8 ทางเลือกที่เราได้นำเสนอแล้วนั้น การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้น คือการยอมรับ เข้าใจ และลองแลกเปลี่ยนทัศนคติระหว่างประชุม พร้อมทั้งใช้เหตุผลมากกว่าอารมณ์ และที่สำคัญที่สุดนั้นควรหลีกเลี่ยงการโต้เถียง หากมีการกระทบกระทั่งกันระหว่างการประชุมให้คิดเสมอว่า เราต่างต้องการให้งานมีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อองค์กร

เรียบเรียงโดย BLOG.SCGLogistics

อ้างอิงบทความจาก thestandardthailand.com, prdaily.com

อ้างอิงรูปภาพจาก freepik.com

Share this post