6 ข้อคิด…ชีวิตมีพลัง

     การบริการด้านโลจิสติกส์ที่ทำงานเสมือน 24/7 ทำให้เราต้องเตรียมพร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์ เพื่อให้การบริการเป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง ดังนั้น…ทุกวันนี้เราใช้เวลาในการอ่านและตอบจดหมายอิเล็คทรอนิกส์จากลูกค้า เจ้านาย ลูกน้อง และเพื่อนร่วมงานทั้งหมดกี่ชั่วโมงในหนึ่งวัน? เราต้องเข้าประชุมทั้งหมดกี่ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์? เคยถามตัวเองบ้างหรือไม่..แล้วทำไมเราทำงานไม่เคยทัน? ทั้งๆที่ระหว่างวัน ชีวิตยังดูวุ่นวายตลอด เราทำงานเต็มประสิทธิภาพหรือยัง? 

     จากผลการวิจัยของ Microsoft Office Personal Productivity Challenge ที่สำรวจกลุ่มตัวอย่างทั้งหมด 38,000 คนใน 200 ประเทศพบว่า โดยเฉลี่ยเรารับจดหมายอิเล็คทรอนิกส์ 42 ฉบับต่อวัน  ใช้เวลาในการประชุม 5.6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจริงๆเพียง 45 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือราวๆ2วันเท่านั้น ไม่มีใครอยากทำงานหนักไปตลอดแบบไม่มี work/life balance  ดังนั้น วันนี้ขอนำเสนอ…6ข้อคิดที่จะเปลี่ยนชีวิตการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1.จัดระเบียบอารมณ์ 

กลไกการทำงานที่มีประสิทธิภาพเปรี่ยบได้กับการทำงานเสมือนหุ่นยนต์  เราจึงต้องตัดเรื่องของ “ความรู้สึก” ออกจากความคิดในแต่ละวัน โดยเฉพาะตอนเช้าเมื่อตื่นนอน การที่ความคิดสงบทำให้ง่ายที่จะมุ่งทำกิจกรรมต่างๆได้อย่างถูกต้อง  การฝึกให้จิตใจสงบและมีความสุขได้ทุกเช้าจึงเป็นทางออกที่ดีในการลดความกังวล/ความเครียด ช่วยเพิ่มพลังความคิดในการทำงานได้มากด้วย

2.เลื่อนการอ่านจดหมายอิเล็คทรอนิกส์ออกจากตอนเช้า 

การอ่านจดหมายอิเล็คทรอนิกส์ตอนเช้าเป็นสิ่งที่ผิดมหันต์  เพราะเท่ากับว่าเราได้ให้เวลาที่ดีที่สุดในแต่ละวันทำในงานที่คนอื่นต้องการ โดยไม่ได้ทำเพื่อตัวเอง เรายังไม่ได้แม้แต่จัดลำดับความสำคัญของงานตนเองในวันนั้นๆเลยด้วยซ้ำไป 

3.การทำงานให้ดีเป็นสิ่งสำคัญ แต่มันไม่ได้สำคัญไปกว่าการทำงานให้เสร็จทันเวลา 

ก่อนจะเร่งทำงานใดงานหนึ่งให้เสร็จเร็วขึ้น…..ถามตัวเองว่า มีงานอื่นให้ทำอีกหรือไม่? และนี่มักเป็นปัญหาหนึ่งของการบริหารจัดการเวลาในแต่ละวันอย่างไม่มีประสิทธิภาพ  นั่นคือ งานมากมายมหาศาลที่สามารถทำเสร็จได้ก่อนไม่ถูกจัดการ คำแนะนำก็คือ จัดลำดับความสำคัญของงานและทำงานที่เสร็จเร็วก่อน เช่นเดียวกับกรณีของผู้บริหารในแต่ละองค์กรที่เวลาของพวกเขาเหล่านั้นช่างมีค่ามากมายมหาศาล การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานทำให้การแบ่งเวลาในการทำงานถูกใช้ไปอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

4.การจดจ่อต่องาน หรือ การขจัดสิ่งรบกวนต่างๆ  

ทุกวันนี้การใช้ชีวิตอย่างสุขสบายจากเทคโนโลยีที่ทันสมัยมีส่วนทำให้มีสิ่งเร้ามากระทบกับการทำงานในแต่ละวันของเรา เช่น การใช้งาน social media ที่ทำให้การติดต่อ/ปฏิสัมพันธ์เกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย เป็นต้น คำตอบง่ายๆของการขจัดสิ่งเร้าเหล่านั้นก็คือ การตั้งสติและกำหนดให้สนใจในสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้ได้ และการเปลี่ยนพฤติกรรมที่จะทำให้ได้แบบนั้น อย่างหนึ่งคือ การเปลี่ยนสภาพแวดล้อมรอบตัวนั่นเอง ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด เช่น ผู้บริหารมักจะถูกรบกวนด้วยพนักงานในตำแหน่งต่างๆทุก 20 นาที แต่พวกเขาเหล่านั้นสามารถทำงานได้ทันเวลา โดยการเปลี่ยนเป็นการทำงานที่บ้านในตอนเช้า 90 นาที/วัน เป็นต้น 

5.จัดการงานส่วนตัวอย่างเป็นระบบ 

ในแต่ละวันเราควรวางแผนเป็นประจำก่อนว่าจะทำงานอะไรบ้าง การปล่อยให้ทำงานใดงานหนึ่งให้เสร็จก่อนแล้วค่อยเลือกว่าจะทำงานอะไรต่อไปนั้นไม่ควรทำ เพราะเราควรเอาเวลาในการตัดสินใจเลือกนั้นไปใช้ในทางสร้างสรรงานต่างๆมากกว่า การจัดการงานต่างๆอย่างเป็นระบบนั้น สามารถใช้หลักการ 80/20 ในการตัดสินใจได้ กล่าวคือ กำหนดว่างานไหนที่มีผลต่อสัดส่วนความสำเร็จมากที่สุด และงานไหนมีผลต่อการสร้าง productivity มากน้อยอย่างไร หลักการก็คือ ใช้ 80% ของเวลาทั้งหมดในการทำงานอย่างแรก และอีก 20% ในการจัดการงานที่เหลือทั้งหมด

6.กำหนดเป้าหมายในแต่ละวันก่อนลงมือทำจริง 

การคิดวิเคราะห์และกำหนดเป้าหมายของงานที่ต้องทำล่วงหน้าหนึ่งวันก่อนทำงานจริง จะช่วยให้เราสามารถ focus ในสิ่งที่จะทำจริงๆ และลดความกังวลและกดดันในการทำงานลงได้ เพราะทำให้รู้ว่าจะต้องมีภารกิจอย่างไรบ้างในวันรุ่งขึ้น 

     โดยสรุป จึงอาจกล่าวได้ว่า “พลังในการทำงาน” หรือ “Productivity” ของแต่ละคนสามารถสร้างกันได้เพียงแต่เรารู้จักกำจัด “ความรู้สึก” ที่ได้รับผลกระทบจากปัจจัยต่างๆรอบตัวเรา  การวางแผนการทำงานล่วงหน้าหนึ่งวันทำให้มีเป้าหมายและจุดที่จะ focusอย่างชัดเจน อีกทั้งยังลดความกังวล/เครียดและเตรียมพร้อมที่จะรับมือกับงานในวันรุ่งขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อนั้นคุณจะมีเวลาเหลือในแต่ละวันที่จะทำให้ชีวิตการทำงานมีความสุขมากขึ้นนั่นเอง 

เรียบเรียงโดย  BLOG.SCGLogistics

อ้างอิง  Time.com

Share this post