5 เรื่องที่คนชอบบ่นเกี่ยวกับการประชุมและวิธีการจัดการ

Group of diverse people having a business meeting

_________________________________

“ประชุมบ่อยไป” “เสียเวลา” “งานไม่เสร็จ” นี่คือคำบ่นที่เรามักได้ยินเป็นประจำ เราลองมาดูว่าสิ่งที่ทำให้ห้องประชุมน่าเบื่อ 5 เหตุผลหลักๆคือะไรและเราควรจัดการกับสิ่งเหล่านี้อย่างไร

_________________________________

            Paul Axtell วิทยากรและนักเขียน เจ้าของผลงานหนังสือ “Meeting Matters” ได้รวบรวมปัญหาในการประชุมจากประสบการณ์การอบรมให้บริษัทต่างๆ มากว่า 25 ปีและเสนอเคล็ดลับในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้

1. เวลาในการประชุมหมดไปกับผู้พูดแค่ 2-3 คน

           เวลาในการประชุมมีจำกัด แต่มีผู้พูดที่ใช้เวลาในการประชุมไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ พูดนานหรือพูดไม่ตรงประเด็น ลองดำเนินการตามนี้

ก่อนเปิดประชุม

  • ให้ทุกคนในที่ประชุมทราบว่าเราต้องการความคิดเห็นที่หลากหลาย และทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นได้
  • ขออนุญาตที่ประชุมให้สามารถขอความคิดเห็นจากผู้ร่วมประชุมท่านใดก้ได้ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา
  • บอกที่ประชุมว่าเราจะไม่ผ่านประเด็นนั้นไปถ้ายังมีผู้ที่อยากร่วมแสดงความคิดเห็น
  • ขอความร่วมมือให้ใส่ใจในที่ประชุม ไม่ทำงานอื่น และรับฟังผู้พูด

       ระหว่างประชุม

  • ตั้งใจฟังผู้พูดและให้โอกาสผู้พูดได้แสดงความคิดเห็นจนจบ ถ้าทุกคนทำเช่นนี้ ผู้ที่พูดนานจะรู้ลิมิตเวลาของตนเอง เพราะเวลาที่พูดโดยไม่มีใครฟังผู้พูดจะสามารถพูดไปได้เรื่อยๆ
  • ถ้ารู้สึกว่ามีผู้พูดที่แสดงความคิดเห็นมากเกินไป อาจขอให้เปิดโอกาสให้ผู้อื่นได้แสดงความคิดเห็นบ้างด้วยความสุภาพ เช่น ขอฟังคนอื่นก่อนแล้วจะกลับมาที่คุณทีหลังนะ
  • เมื่อมีคนถูกขัดจังหวะในการพูดหรือถูกพูดแทรก ให้สนับสนุนคนเหล่านั้นได้มีโอกาสพูดจนจบ
  • ถ้าเราเป็นคนถูกขัดจังหวะเสียเอง ให้แสดงให้เห็นว่าเราอยากรับฟังความคิดเห็นของผู้ที่ขัดจังหวะเราแต่ขอให้เราได้มีโอกาสพูดจนจบเสียก่อน

       หลังจบประชุม

  • ถ้ามีผู้พูดที่แสดงความคิดเห็นมากเกินไปจนคนอื่นๆไม่มีโอกาสพูด บอกให้เขารับทราบว่าเราอยากให้การประชุมมีความคิดเห็นที่หลากหลาย และขอให้เขาได้รับฟังความคิดเห็นจากคนอื่นๆก่อนที่จะแสดงความคิดเห็นของตัวเอง และจะชื่นชมเป็นอย่างมากถ้าเขาสามารถเชิญชวนให้คนอื่นที่ไม่ค่อยได้แสดงความคิดเห็นได้มีโอกาสพูด

2. ผู้บังคับบัญชาไม่สามารถนำการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

             หากผู้บังคับบัญชาไม่สามารถนำการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราอาจอาสาช่วยเตรียมกำหนดการให้ ลิสต์ประเด็นที่จะหารือ ส่งกำหนดการและประเด็นให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมความพร้อมก่อน ซักถามในที่ประชุมเพื่อให้มีความเข้าใจที่ตรงกันและให้ได้ข้อสรุปที่ต้องการ

3. ผู้ร่วมประชุมไม่สนใจเพราะมัวแต่ทำงานใน laptop หรือเล่นโทรศัพท์

             หากเกิดขึ้นไม่บ่อยมากก็สามารถมองข้ามไปได้ แต่เมื่อใดที่เกิดขึ้นบ่อยๆนั่นเป็นสัญญานว่าเราปล่อยให้เกิดวิถีปฏิบัติที่ไม่ถูกต้อง วิธีแก้ไขเราอาจเริ่มจากการตกลงกันในที่ประชุม ผู้บริหารจะเป็นตัวอย่างที่ดีในการริเริ่ม แสดงให้เห็นว่าเราให้ความสำคัญในการมีส่วนร่วมในการประชุม อาจมีประกาศที่ติดไว้ในห้องประชุมให้เห็นชัดเจน หากมีผู้ไม่ปฏิบัติตามจะได้ส่งสัญญาณให้อ่านประกาศได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้สามารถเริ่มได้ด้วยตัวเราเองจากการเป็นตัวอย่างให้เพื่อนร่วมงานได้ปฏิบัติตาม

4. เนื้อหาในการประชุมมีแต่การแสดงข้อมูลที่สามารถส่งอีเมลได้ แต่ไม่มีการพูดประเด็นที่สำคัญจริงๆ  

              หากช่วงเวลาในการแสดงข้อมูลมีแค่ 10-15 นาทีจากเวลาทั้งหมด 90 นาทีก็เป็นเรื่องที่ไม่แปลกอะไร แต่ถ้ามากกว่านั้นแสดงว่าการประชุมมีปัญหา นี่คือสิ่งที่เราต้องลิสต์ให้ได้ในการประชุมแต่ละครั้งว่า

  • การประชุมนี้ต้องการพูดเรื่องอะไร
  • สิ่งที่ควรเริ่มคืออะไร ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นคืออะไร
  • เราควรต้องเรียนรู้อะไรจากที่ประชุม
  • สิ่งที่ทุกคนในที่ประชุมต้องเข้าใจตรงกันคืออะไร

ในแต่ละหัวข้อให้หาสิ่งที่เราอยากได้และเวลาที่ควรจะใช้ ถ้าเราทำได้ถึงแม้จะแค่ 1-2 หัวข้อเราจะพบว่าเวลาที่ใช้ในการแสดงแต่ข้อมูลจะลดลง

5. เนื้อหาการประชุมวนแต่เรื่องเดิมๆเพราะไม่มีอะไรเสร็จ

               หลังจบการประชุมแต่ละครั้งควรส่งสรุปการประชุมภายในหนึ่งชั่วโมงหรือช้าที่สุดไม่เกินเย็นของวันนั้น ระบุผู้รับผิดชอบในแต่ละงานและสิ่งที่ต้องทำให้ชัดเจน ติดตามผลเป็นประจำโดยตั้งเป้าหมายว่าต้องเสร็จไม่ต่ำกว่า 85% ของงานที่ได้รับมอบหมาย หากทำไม่ทัน ให้ขอความช่วยเหลือจากในทีมเพื่อให้สามารถทำให้ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้

                 แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้อาจจะยังไม่สามารถทำให้คำบ่นของพนักงานในการประชุมหมดไป แต่อย่างน้อยก็อาจช่วยลดปัญหาได้บ้าง และอย่าลืมว่าเราทุกคนสามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้แค่เริ่มจากตัวเอง

 

เรียบเรียงโดย BLOG.SCGLogistics

อ้างอิงและรูปภาพจาก hbr.org, freepik.com

Share this post